Was ist ein PDF und warum verwenden wir es immer noch?

Das PDF-Dateiformat ist heute eines der vielseitigsten und am häufigsten verwendeten Dateiformate. Es wird nicht nur in der Rechts- und Medizinbranche oder in kleinen Unternehmen verwendet, sondern auch von Studenten in Schulen und Hochschulen mehr als jedes andere Dateiformat.

Am Anfang waren PDF-Dateien nur auf Adobe Acrobat beschränkt. Man brauchte ein Adobe-Abonnement, um PDFs zu erstellen oder zu bearbeiten, aber das ist zum Glück nicht mehr der Fall.

Aber wofür steht PDF und wie unterscheidet es sich von den vielen anderen Dateiformaten und -typen, die es gibt?

Hier erfahren Sie alles, was Sie über PDFs wissen müssen.

Was ist ein PDF-Dateiformat?

Das Portable Document Format (PDF) ist ein ideales Format, wenn Sie Dateien speichern möchten, die nicht verändert, aber problemlos gedruckt oder weitergegeben werden können.

Viele Leute verwenden immer noch den originalen Adobe Reader, um diese Art von Dateien zu erstellen oder zu öffnen, aber Sie können sie auch in einem Internetbrowser öffnen. Alternativ können Sie auch einen kostenlosen pdf editor online verwenden, um Ihre PDF-Datei zu bearbeiten, mehrere Dateien zu kombinieren und verschiedene Funktionen auszuführen.

PDFs zum Drucken

PDF-Dateien sind die von den meisten Druckdienstleistern bevorzugte Datei. Bei diesen Dateien bleiben alle visuellen Elemente so erhalten, wie Sie sie gestaltet haben, d. h. die Bilder, Texte und Grafiken werden genau so gedruckt, wie Sie sie in der PDF-Datei sehen.

Eine PDF-Datei gibt einer Druckerei alle Informationen, die sie braucht, um Verzögerungen zu vermeiden und unnötige Probleme zu beseitigen. Außerdem verwenden die Menschen PDFs zum Drucken, weil:

• Eingebettete Schriftarten verursachen weniger Probleme.
• PDFs haben eine perfekte Größe.
• Die Qualität der Datei bleibt gleich.

Was ist der Unterschied zwischen einer PDF- und einer Word-Datei?

Dokumente spielen im täglichen Leben eine große Rolle, egal ob es sich um eine Schularbeit oder eine Ergänzung zu Ihren Unterlagen handelt. Angesichts ihrer Bedeutung ist es wichtig zu wissen, welches Dateiformat sie haben sollten.

Ähnlich wie PDF wird DOCX oder DOC üblicherweise zum Anzeigen und Bearbeiten von schriftlichen Dokumenten verwendet. Das DOCX-Dateiformat wird von Microsoft Word verwendet. Obwohl beide Formate ähnliche Funktionen haben, sind sie auf ihre eigene Weise einzigartig. Bei der Erörterung dieser Dateiformate sind zwei Hauptfaktoren zu berücksichtigen:

Plattform-Fähigkeit

Ein wesentlicher Unterschied zwischen PDF und Word besteht in der Möglichkeit der Bearbeitung und des Zugriffs auf Funktionen der jeweiligen Plattform. Word-Dateien werden mit Microsoft Word erstellt und können als DOC- oder PDF-Datei gespeichert werden. Es ist einfacher, das Dokument in MS Word zu bearbeiten und es unter einem beliebigen Namen zu speichern.

PDF-Dateien sind nicht dafür gedacht, häufig bearbeitet zu werden, so dass die Möglichkeit, das Dokument zu bearbeiten, begrenzt ist. Sie benötigen Adobe Acrobat oder eine andere Software oder ein anderes Tool.

Lieferung von Inhalten

Der zweite wesentliche Unterschied ist die Art und Weise, wie sie den Inhalt Ihres Dokuments übermitteln. Word-Dokumente können jederzeit und von jedermann bearbeitet werden und sind daher in der Regel weniger genau.

PDF-Dateien hingegen bleiben unverändert, es sei denn, jemand hat exklusive Software-Rechte, um sie zu bearbeiten. Wenn der Autor zum Beispiel eine Schriftart verwendet, die auf dem Computer eines anderen nicht verfügbar ist, ändert der Computer automatisch die Schriftart, was zu Problemen bei der Formatierung führt.

Was sind die Vorteile von PDF-Dateien?

Sicherheit

Die meisten Dateiformate sind nicht geschützt, und jeder kann sie öffnen und bearbeiten, wann immer er will.

PDF-Dateien ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente mit einem Kennwort zu schützen, damit unerwünschte Personen Ihre Inhalte nicht sehen oder darauf zugreifen können. Es ist sehr einfach, eine PDF-Datei mit einem Passwort zu schützen. Auf diese Weise können Sie Geschäftsverträge, vertrauliche Informationen usw. sicher übertragen.

Professionalität

Aus Gründen der Sicherheit, der einfachen Erstellung, der Bequemlichkeit und der Portabilität werden die meisten professionellen Dokumente, die Sie online bearbeiten, wahrscheinlich im PDF-Format vorliegen.

Das liegt in der Regel daran, dass PDFs auf allen Geräten das gleiche Format und die gleichen Grafiken aufweisen. Wenn Sie einen Bericht vorlegen, Ihren Lebenslauf einreichen und rechtliche Vereinbarungen empfangen oder versenden wollen, sind PDFs das ideale Format.

Universelle Kompatibilität

Seitdem es 2008 zu einem offenen Standard wurde, haben die meisten Anwendungen und Geräte gelernt, es zu unterstützen. Alle wichtigen Browser sind in der Lage, PDF-Dateien zu öffnen und darzustellen. Die meisten Betriebssysteme verfügen außerdem über integrierte Software zum Öffnen von PDFs, ohne dass separate Anwendungen erforderlich sind.

Reduzierung der Dateigröße

Ein häufiges Problem ist der Austausch von Dokumenten per E-Mail oder Messaging-Apps, da die meisten Dienste die Dateigröße begrenzen. Mit einem PDF-Dateiformat können Sie die Dateigröße reduzieren, indem Sie die Qualität mit einem Online-PDF-Tool verringern.

Sie können die Größe einer PDF-Datei erheblich komprimieren, so dass Sie sie leicht weitergeben und mehrere Dateien auf einmal versenden können.