Wie Sie die Arbeit Ihrer Remote Mitarbeiter effizienter gestalten können
Seit Beginn der COVID Pandemie vor einigen Jahren arbeiten viele Menschen von zu Hause aus. Der Grund dafür, dass Menschen von zu Hause aus arbeiten, ist, dass es viel sicherer ist, die Menschen voneinander zu trennen, damit sie keine Viren übertragen können.
Nach dem Ende von COVID-19 ziehen es viele Unternehmen vor, mit ihren Mitarbeitern aus der Ferne mit dem Stundenrechner online zu arbeiten. Aber es ist eine zweischneidige Waffe.
Einerseits kann man von überall aus arbeiten: zu Hause, in Bibliotheken, Cafés oder Co-Working Spaces in ihrer Heimatstadt oder im Ausland.
Andererseits bietet die Telearbeit weniger Möglichkeiten für einen natürlichen Austausch mit Kollegen, mehr Ablenkungen, geringere Motivation und soziale Isolation. Es kann zu einer geringeren Produktivität führen, sodass die oben genannten positiven Statistiken nur dann gültig sind, wenn Sie (ein Manager) solche Prozesse der Zusammenarbeit richtig einrichten.
Hier haben wir beste Ratschläge zusammengestellt, um die Arbeit Ihrer Remote Kollegen effizienter zu gestalten.
Verwendung von Software zur Aufgabenverwaltung
Wenn Ihre Mitarbeiter fern arbeiten, ist es wichtig, dass Sie ihnen Zugriff auf Software gewähren, die die Erledigung administrativer Aufgaben erleichtert. Für Remote Teams stehen viele Optionen für die Aufgabenverwaltungssoftware zur Verfügung.
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihre Remote Mitarbeiter viel Verwaltungsarbeit zu erledigen haben. Wenn Sie ihnen also Software zur Verfügung stellen, die diese Art von Arbeit rationalisiert, können sie ihre Bemühungen auf wichtigere Dinge konzentrieren.
Man verfolgt volle Leistung, nicht nur eine Präsenz
Es kann verlockend sein, von Remote Kollegen zu erwarten, dass sie gleiche Arbeitszeiten wie ihre Kollegen im Büro haben. Auch wenn das in manchen Fällen sinnvoll ist (z. B. bei der Teilnahme an Besprechungen), muss es möglicherweise nicht immer der Fall sein.
Insbesondere wenn Sie Zeitzonen überbrücken, sollten Sie Remote Mitarbeitern möglicherweise etwas Flexibilität geben. Solange sie ihre Arbeit erledigen, die Projekte in einem zufriedenstellenden Tempo voranschreiten und nichts aufgehalten wird, spielt es dann eine Rolle, wenn sie um 4 Uhr morgens mit der Arbeit beginnen und bis Mittag fertig sind?
Einer der besten Aspekte der Remote Arbeit besteht darin, dass Ihr Team so arbeiten kann, wenn es Höchstleistungen erbringt. Ihr Unternehmen kann davon profitieren und das Beste aus jedem Mitarbeiter herausholen, indem es ihm etwas Flexibilität gibt und die Leistung misst, nicht die Anwesenheit.
Kommunikation zwischen Mitarbeitern
Kollegen, die fern arbeiten, profitieren nicht von der persönlichen Interaktion. Die Leute denken vielleicht, dass Sie ihnen etwas erzählt haben, aber das haben Sie wahrscheinlich nicht. Vielleicht haben sie es verstanden, es aber bei all den anderen Vorgängen zu Hause vergessen.
Deshalb lohnt es sich, übermäßig mit Remote Mitarbeitern zu kommunizieren. Beste Methoden der Mitarbeiterkommunikation sind:
- Zoom, Skype, Google Classroom Meeting;
- Slack oder Teams Nachrichten;
- E-Mail und sogar SMS;
Der Punkt ist: Man geht nicht davon aus, dass Sie Ihre Botschaft so herüberbringen, als ob Sie es jemandem persönlich im Büro sagen würden. Man kommuniziert wichtige Nachrichten übermäßig, um sicherzustellen, dass Ihre Remote Mitarbeiter sie wirklich verstehen.
Dokumenten Management
Wenn Kollegen remote arbeiten, ist eine Dokumentenmanagement Software unbedingt erforderlich. Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung können Mitarbeiter keine Dokumente bearbeiten.
Dokumentenmanagement Software gewährleistet nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern erleichtert auch Remote Teams das Signieren von Dokumenten und deren Weitergabe für gemeinsame Zwecke.
Zeitmanagement bei der Arbeit im Home Office
Auch wenn Sie Ihre Mitarbeiter darin schulen, dieselben Aufgaben, wenn auch online, auszuführen, wie sie es sonst im Büro tun würden, kann die Zeit, die für diese Aufgabe benötigt wird, erheblich variieren.
Einige Aufgaben erfordern möglicherweise mehr Zeit, da die Mitarbeiter nicht wissen, wie man mit Remote Teams zusammenarbeitet. Andere Aufgaben können sich verzögern, weil einige der Mitarbeiter, die sie erledigen, nicht über ein gutes Zeitmanagement verfügen oder mit den Online-Tools nicht vertraut sind.
Organisiert bleiben
Diese Verwaltung von Remote Teams stellt Unternehmensinhaber vor große Herausforderungen, wobei die Organisation ein Hauptanliegen ist. Um organisatorische Effizienz bei Remote Mitarbeitern zu fördern und aufrechtzuerhalten, besteht eine effektive Strategie in der Durchführung täglicher Morgenbesprechungen.
Außerdem kann solche Bereitstellung eines personalisierten Kalenders oder einer Tabelle mit seinen täglichen Aufgaben für jedes Teammitglied zu einer besseren Organisation beitragen.
Mit der Transparenz gemeinsamer Kalender wie Google Kalender oder Trello ist es einfach, Besprechungen und Veranstaltungen zu planen. Jeder im Team kann sehen, wer wann verfügbar ist, problemlos Besprechungen planen und sicherstellen, dass alle benachrichtigt werden.
Regelmäßige Kontrolluntersuchungen
Man sollte regelmäßig Kontrolluntersuchungen bei Ihren Mitarbeitern durchführen. Für die meisten Geschäftsinhaber ist es am einfachsten, Gruppen-Videoanrufe statt einzelner Besprechungen abzuhalten. Ein Videoanruf ermöglicht es Ihnen, mit allen zu sprechen.
Wenn man Probleme mit bestimmten Mitarbeitern feststellen und dennoch Besprechungen abhalten muss, kann man es in deren Kalendern oder Tabellenkalkulationen eintragen.
Abschließende Worte
Es besteht kein Zweifel, dass die Verwaltung von Remote Mitarbeitern etwas schwieriger sein kann als die von Mitarbeitern, die Sie jeden Tag persönlich treffen. Und solche Umstellung auf eine Remote Arbeitsumgebung kann schwierig sein, insbesondere für Unternehmen, die daran gewöhnt sind, dass Anwesenheit eine Arbeitsanforderung ist.